Kariera zawodowa w pracy biurowej
Sekretarka, recepcjonistka – kariera zawodowa w pracy biurowej
Zawody sekretarki i recepcjonistki są do siebie pod wieloma względami podobne. Zarówno sekretarka, jak i recepcjonistka zajmują się pracą z klientami oraz pracą biurową. Jednocześnie powinny dbać o pozytywny wizerunek swojej firmy. Sprawdź, jak wygląda kariera zawodowa na stanowiskach sekretarki i recepcjonistki!
Czym zajmują się sekretarka i recepcjonistka?
Zakres obowiązków sekretarki i recepcjonistki jest szeroki i zróżnicowany. Ma to związek z charakterem tych stanowisk, ponieważ bardzo często to właśnie w sekretariacie lub recepcji dochodzi do pierwszego kontaktu klienta z firmą i do przepływu kluczowych informacji.
Wśród wybranych obowiązków znajdują się:
- Koordynacja pracy biura, recepcji,
- Obsługa klientów i kontrahentów,
- Odbieranie i przełączanie telefonów,
- Obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej,
- Przygotowywanie i archiwizacja dokumentów,
- Umawianie spotkań,
- Sporządzanie ofert,
- Zaopatrzenie biura,
- Przekazywanie informacji.
Cechy charakteru i umiejętności niezbędne w pracy sekretarki i recepcjonistki
Jako że praca sekretarki i recepcjonistki jest wielozadaniowa, osoba, która chciałaby ubiegać się o takie stanowisko pracy biurowej, powinna wyróżniać się odpowiednimi cechami i umiejętnościami.
Sekretarka i recepcjonistka – pożądane cechy osobowości:
- Skrupulatność i dokładność,
- Komunikatywność,
- Asertywność,
- Cierpliwość,
- Samodzielność,
- Odporność na stres,
- Wysoka kultura osobista.
Sekretarka i recepcjonistka – pożądane umiejętności:
- Znajomość języków obcych w stopniu przynajmniej komunikatywnym – najczęściej wymagany jest angielski,
- Zdolność do samodzielnej organizacji czasu pracy,
- Obsługa komputera oraz pakietu biurowego, na przykład MS Office,
- Obsługa urządzeń biurowych, na przykład ksero.
Sekretarka, recepcjonistka – jakie wykształcenie jest potrzebne?
Pracodawcy poszukujący pracowników do pracy na stanowiskach jak sekretarka i recepcjonistka najczęściej wymagają wykształcenia minimum średniego.
Jak napisać CV sekretarki bądź recepcjonistki?
Niektórzy pracodawcy poszukują pracowników z wyższym wykształceniem. Wówczas atutem mogą być studia w kierunkach jak administracja, zarządzanie, ekonomia.
W przypadku recepcjonistki w hotelu mile widziany może być dyplom zdobyty na kierunkach jak hotelarstwo lub turystyka i rekreacja albo świadectwo ukończenia technikum hotelarskiego.
Sekretarka i recepcjonistka mogą także uzyskać przygotowanie do pracy w szkołach policealnych.
Dodatkowym atutem może być certyfikat potwierdzający umiejętności językowe.
Szkolenia i kursy dla sekretarek i recepcjonistek – co warto wybrać?
Osobom zainteresowanym pracą na stanowiskach sekretarki i recepcjonistki we wspinaniu się po szczeblach kariery pomagają specjalne szkolenia i kursy.
W zdobyciu wiedzy i umiejętności mogą pomóc:
- Szkolenia dla pracowników administracyjno-biurowych,
- Szkolenia dla recepcjonistek – recepcjonistów,
- Kursy językowe,
- Kursy organizacji czasu pracy,
- Kursy obsługi klienta.
Praca jako sekretarka, recepcjonistka – ścieżka rozwoju
Ścieżka rozwoju sekretarki i recepcjonistki wiedzie na coraz wyższe stanowiska, które niosą za sobą nowe wyzwania i obowiązki, lecz także lepszą płacę i większą satysfakcję.
Sekretarka w firmie może awansować na inne stanowiska w pionie administracyjnym, na przykład może stać się asystentką prezesa, asystentką zarządu, kierownikiem ds. administracji, kierownikiem biura (office managerem).
Recepcjonistka może awansować na stanowiska kierownika biura, asystentki, a nawet menedżera hotelu.
Doświadczenie uzyskane w pracy sekretarki i recepcjonistki może pozwolić także na rozwój kariery w innych obszarach, na przykład w marketingu, zarządzaniu, public relations.